Gestion documentaire et communication pour séjours de vacances
Non assujetti à la TVA
SIRET : 422 725 291 - RCS Perpignan
Portail Animation propose une plateforme sécurisée de gestion documentaire dédiée aux séjours de vacances. Le service permet aux parents de déposer les documents nécessaires au séjour de leur enfant, aux organisateurs de gérer ces documents, et aux directeurs d'y accéder de manière sécurisée afin de les valider et les récupérer pour le séjour.
Le service est hébergé sur l'infrastructure OVH. Bien que nous nous efforcions de maintenir une disponibilité maximale, le service peut être occasionnellement interrompu pour maintenance ou en cas d'incident technique chez notre hébergeur. Dans ce cas, Portail Animation s'engage à rétablir le service dans les meilleurs délais, en fonction des délais d'intervention d'OVH.
La facturation est établie mensuellement, en fin de mois calendaire. Le déclenchement de la facturation intervient soit au premier SMS envoyé, soit au premier document déposé par la famille. Les tarifs appliqués sont ceux mentionnés dans la grille tarifaire ci-dessus. Le paiement est exigible à réception de la facture.
L'accès au service se fait exclusivement via un lien unique personnel envoyé par email. Ce lien est sécurisé et ne doit en aucun cas être partagé. Il permet d'accéder uniquement aux documents concernant votre enfant pour le séjour spécifique.
Les parents peuvent déposer les documents requis soit au format PDF, soit en prenant des photos via leur smartphone. Ces photos sont automatiquement converties en PDF. Un même document peut comprendre plusieurs photos. À chaque dépôt, une confirmation par email est envoyée listant les documents déposés.
Les informations collectées se limitent au strict nécessaire : nom et prénom de l'enfant, email et numéro de téléphone du parent. Ces données sont cryptées selon les standards les plus élevés (AES-256-CBC) et stockées de manière sécurisée. Les documents et les informations sont automatiquement supprimés le lendemain de la fin du séjour, avec notification par email confirmant l'action.
La création de compte organisateur n'est pas possible en libre-service. Elle nécessite une prise de contact directe avec le webmaster du site qui procédera à la création après validation. L'accès se fait ensuite via un système de login/mot de passe sécurisé. Pour être conservé, un compte administrateur doit à minima se connecter tous les 3 mois.
En tant qu'organisateur, vous êtes responsable de la définition des documents requis pour chaque séjour, de la gestion des accès directeurs, et du respect des règles de protection des données personnelles conformément au RGPD. Vous vous engagez à traiter les informations collectées avec la plus stricte confidentialité.
Vous pouvez configurer les séjours, gérer les accès, suivre la réception des documents et communiquer avec les parents via le système de notification intégré. Toute anomalie doit être immédiatement signalée au support technique ou via contact[@]portailanimation.com.
L'accès au service se fait via un système de login/mot de passe créé par l'organisateur. Ces identifiants sont strictement personnels et ne doivent en aucun cas être partagés.
En tant que directeur, vous avez accès aux documents des enfants uniquement pour la durée du séjour. Vous pouvez télécharger les documents selon trois modalités : par enfant, par type de document, ou individuellement. Une fois le séjour terminé, vous avez l'obligation de supprimer définitivement tous les documents téléchargés de vos supports de stockage et d'en informer les différents collaborateurs qui ont pu en être destinaitaires.
Les documents auxquels vous avez accès sont strictement confidentiels et ne doivent être utilisés que dans le cadre du séjour. Vous êtes responsable de la protection de ces données et devez signaler immédiatement toute anomalie ou suspicion de fuite de données.